Przejdź do treści

Regulamin Kongresu

§1
Postanowienia Ogólne. Definicje

  1. Niniejszy regulamin (Regulamin) określa warunki organizacji i uczestnictwa w kongresie pt. 3W – WODA,WODÓR, WĘGIEL (Kongres) w formie stacjonarnej oraz on-line.
  2. Organizatorem Kongresu jest Bank Gospodarstwa Krajowego, z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 7; 00-955, adres dla doręczeń VARSO 2, ul. Chmielna 73, 00-801 Warszawa (Organizator).
  3. Dane kontaktowe do Organizatora:
    • Siedziba tymczasowa i adres: VARSO 2, ul. Chmielna 73, 00-801 Warszawa;
    • Adres e-mail:  kongres3w@bgk.pl.
  4. Kongres odbędzie się w dniu 27-28 listopada w Hotelu DoubleTree by Hilton Hotel & Conference Centre Warsaw, ul. Skalnicowa 21, 04-797 Warszawa.
  5. Użytym w niniejszym Regulaminie określeniom nadaje się następujące znaczenia:
    • Formularz Zgłoszeniowy oznacza formularz, za pomocą którego następuje zgłoszenie Uczestnika w celu Rejestracji na Kongres;
    • Podwykonawcą jest każdy podmiot, któremu Organizator zlecił prace związane z organizacją Kongresu;
    • Rejestracja to proces zgłaszania Uczestnika do udziału w Kongresie;
    • Stroną Internetową jest strona www.kongres3w.pl, na której znajdują się informacje o Kongresie;
    • Obiekt to miejsce realizacji Kongresu, DoubleTree by Hilton Hotel & Conference Centre Warsaw, Skalnicowa 21, 04-797 Warszawa;
    • Uczestnikiem Kongresu jest każda osoba (osoba fizyczna), która bierze udział w Kongresie, zapoznała się z Regulaminem i której dane zostały wprowadzone w celu Rejestracji w Formularzu Zgłoszeniowym lub która została wpuszczona na teren Obiektu w celu uczestnictwa w Kongresie.

§2
Warunki uczestnictwa

  1. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest:
    • zgłoszenie Uczestnika poprzez Formularz Zgłoszeniowy lub w inny sposób określony przez Organizatora;
    • opłacenie przez Uczestnika biletu wstępu na Kongres w wysokości 300 zł brutto,
    • z opłaty zwolnieni są Uczestnicy, którzy posiadają kody rabatowe udostępnione przez Organizatora. Środki zebrane podczas rejestracji będą przekazane na kluczowe projekty związane z gospodarką wodną. Uczestnicy Kongresu wybiorą najlepszy projekt);
    • akceptacja Regulaminu.
  2. Godziny, w których odbędzie się Kongres zostaną wskazane w agendzie Kongresu. Przebywanie w Obiekcie poza przedziałem czasowym wynikającym z agendy jest dopuszczalne jedynie za uprzednią zgodą Organizatora. Agenda będzie udostępniona na stronie internetowej Kongresu.
  3. Podmiotem pośredniczącym w sprzedaży biletów wstępu uprawniających do udziału w Kongresie, tj. przyjmującym płatności i będącym w posiadaniu środków pieniężnych z tytułu sprzedaży tych biletów wstępu, jest firma DON’T WORRY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, ul. Kolejowa 45A/63, 01-210 Warszawa, NIP: 527-268-31-39, REGON: 146278972, Numer KRS: 0000431288.

§3
Rejestracja na Kongres

  1. Rejestracja w ramach Formularza Zgłoszeniowego wymaga dostępu do Internetu.
  2. W celu korzystania z Formularza Zgłoszeniowego niezbędne jest posiadanie urządzenia z dostępem do Internetu oraz aktualnej wersji przeglądarki internetowej (np. Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge, Opera, Safari itd.).
  3. Na adres e-mail Uczestnika będą przesyłane informacje związane z uczestnictwem
    w Kongresie. Zmiana adresu wymaga powiadomienia Organizatora.

§4
Reklamacje 

  1. Z zastrzeżeniem postanowień niniejszego Regulaminu oraz w granicach dopuszczalnych prawem, Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody, które poniósł Uczestnik w związku z uczestnictwem w Kongresie lub rezygnacją z udziału w nim. W szczególności Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości uczestniczenia przez Uczestnika w Kongresu wywołany siłą wyższą lub z przyczyn leżących po stronie Uczestnika. Pod pojęciem siły wyższej rozumie się wszelkie zdarzenia zewnętrzne o charakterze nadzwyczajnym, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, a w szczególności: katastrofalne działanie sił przyrody, wojny, mobilizacje, zamknięcie granic, strajki generalne oraz akty władzy państwowej.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołana, skrócenia, zmiany terminu lub agendy Kongresu w przypadku wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej organizację Kongresu, ryzyka wprowadzenia regulacji uniemożliwiających organizację Kongresu lub w przypadku wystąpienia zagrożenia dla życia lub zdrowia Uczestników.
  3. W powyższych przypadkach, w zakresie dopuszczalnym prawem i z zastrzeżeniem postanowień Regulaminu lub odrębnej umowy, Organizator nie odpowiada za szkody Uczestników wynikające z odwołania lub zmian terminów Kongresu, w tym za koszty związane z transportem lub rezerwacjami hotelowymi. Organizator nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu wniesionych już opłat/wynagrodzeń za rezerwacje pakietów, miejsc lub innych świadczeń, w tym w zakresie w jakim pokrywają poniesione już koszty Organizatora.
  4. W każdej sytuacji, w zakresie dopuszczalnym prawem, Organizator nie ma obowiązku zwrotu jakichkolwiek kosztów związanych z Kongresem poniesionych przez Uczestnika w inny sposób niż za pośrednictwem Organizatora.
  5. Wszelkie reklamacje związane z realizacją praw Uczestników dotyczących udziału w Kongresie  mogą być zgłaszane Organizatorowi najpóźniej w terminie 3 dni od zakończenia Kongresu, nie później jednak niż 3 dni od wystąpienia okoliczności będącej przyczyną reklamacji.
  6. Wszelkie skargi i reklamacje związane z organizacją i przebiegiem Kongresu powinny być kierowane do Organizatora:
    • na adres e-mail: kongres3W@bgk.pl;
    • na adres do korespondencji: VARSO 2, ul. Chmielna 73, 00-801 Warszawa.
  7. Organizator zobowiązuje się udzielić odpowiedzi na reklamację w terminie 30 dni od daty jej otrzymania. W wypadku braku udzielenia odpowiedzi w wyżej wymienionym terminie reklamacja zostanie uznana za zasadną.
  8. W wypadku uzasadnionej reklamacji Organizator zwróci na rzecz Uczestnika  poniesione przez niego koszty związane z osobistym uczestnictwem w Kongresie.
  9. Zwrot środków nastąpi na wskazany przez Uczestnika w korespondencji dotyczącej reklamacji rachunek bankowy.
  10. Uczestnik będący konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń. Szczegółowe informacje dotyczące możliwości skorzystania przez Uczestnika będącego konsumentem z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń oraz zasady dostępu do tych procedur dostępne są w siedzibach oraz na stronach internetowych powiatowych (miejskich) rzeczników konsumentów, organizacji społecznych, do których zadań statutowych należy ochrona konsumentów, Wojewódzkich Inspektoratów Inspekcji Handlowej oraz na stronie internetowej Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (uokik.gov.pl). Uczestnik będący konsumentem może skorzystać z platformy do internetowego rozstrzygania sporów (ODR) dostępnej pod adresem: http://ec.europa.eu/consumers/odr.

§5
Obowiązki związane z uczestnictwem w Kongresie

  1. Uczestnik Kongresu zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa BHP i przepisów przeciwpożarowych, jakie obowiązują na terenie Obiektu, jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawicieli Organizatora oraz służb porządkowych i sanitarnych.
  2. Uczestnik otrzymuje m.in. imienny identyfikator, który uprawnia do poruszania się na terenie Obiektu.
  3. Uczestnik zobowiązany jest do posiadania przekazanego mu identyfikatora przez cały czas pobytu na terenie Obiektu i każdorazowo zobowiązany jest do jego okazania na prośbę przedstawiciela Organizatora lub służb porządkowych i sanitarnych.
  4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie swoje wypowiedzi i prezentacje przedstawiane podczas Kongresu.
  5. Każdy Uczestnik Kongresu zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu, dobrych obyczajów oraz zasad współżycia społecznego.
  6. Organizator zastrzega sobie możliwość wydalenia z Kongresu osoby przekazującej nieodpowiednie, wulgarne treści, treści niedozwolone przez prawo lub zasady współżycia społecznego, treści mogące nawiązujące swoją tematyką do płci, wieku, orientacji seksualnej, rasy lub innych tematów mogących m.in. powodować uczucie dyskryminacji u innych Uczestników.
  7. W Obiekcie zabronione jest prowadzenie marketingu usług własnych lub podmiotów trzecich, chyba że Organizator wyrazi na to uprzednią pisemną zgodę.
  8. Uczestnik zobowiązany jest przestrzegać obowiązku zachowania czystości i segregacji odpadów. W szczególności Uczestnik zobowiązany jest do wyrzucania odpadów do przeznaczonych na ten cel koszy lub kontenerów.
  9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działania Uczestnika sprzeczne z prawem, niniejszym Regulaminem lub zasadami współżycia społecznego. W takiej sytuacji Uczestnik ponosi wyłączną odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez jego działania Organizatorowi, innym Uczestnikom lub podmiotom trzecim.

§6
Zakaz wstępu na teren Obiektu. Wydalenie z Obiektu

  1. Na teren Obiektu nie będą wpuszczane osoby agresywne, pod wpływem alkoholu lub substancji psychoaktywnych, a w przypadku wykrycia takich osób, mogą one zostać wydalone z Obiektu.
  2. Organizator zastrzega sobie możliwość usunięcia z Obiektu osoby naruszającej Regulamin, bez prawa do powrotu na teren Obiektu lub żądania zwrotu jakichkolwiek kosztów lub nakładów poniesionych w związku z udziałem w Kongresie.

§7
Rejestracja przebiegu Kongresu

  1. Organizator może rejestrować i utrwalać przebieg Kongresu dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych Organizatora w przyszłych latach.
  2. Nagranie i inne materiały dokumentujące przebieg Kongresu mogą podlegać przez Organizatora lub podmioty działające na jego rzecz: elektronicznemu przetwarzaniu, kadrowaniu i kompozycji, a także być zestawiane z innymi nagraniami i materiałami, uzupełnione towarzyszącym komentarzem, cięte, montowane, modyfikowane, dodawane do innych materiałów powstających w celach dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych Organizatora. Uczestnictwo w Kongresie jest równoznaczne z udzieleniem zgody Organizatorowi na nieodpłatne, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych utrwalanie oraz rozpowszechnianie wizerunku dla potrzeb udokumentowania, sprawozdania, reklamy oraz promocji Kongresu i Organizatora w przyszłych latach, na wszelkich znanych polach eksploatacji, w tym polach eksploatacji wskazanych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

§8
Ochrona danych osobowych 

  1. Administratorem danych osobowych Uczestników Kongresu jest Organizator.
  2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym także realizacji praw podmiotów danych, poprzez adres e-mail: iod@bgk.pl
  3. Dane osobowe przetwarzane są w zakresie i celach niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia Kongresu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi w Rzeczypospolitej Polskiej.
  4. Dane osobowe Uczestników gromadzone są poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego. Administrator gromadzi następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz organizację. Organizator będzie przetwarzał także wizerunek Uczestników Kongresu, utrwalony na zdjęciach i filmach z Kongresu.
  5. Podstawy przetwarzania danych osobowych:
  • 6 ust. 1 lit. b RODO – akceptacja Regulaminu (umowy). Podanie danych jest niezbędne do zawarcia z Organizatorem umowy na wzięcie udziału w Kongresie;
  • 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków prawnych ciążących na BGK jako Organizatorze Kongresu;
  • 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, polegający na działaniach promujących ideę 3W poprzez rozpowszechnianie relacji z Kongresu (w tym materiałów zawierających wizerunek Uczestników) oraz ustalaniu i dochodzeniu ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi.
  1. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do swoich danych, prawo do żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do złożenia sprzeciwu, zwłaszcza wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a także prawo do odwołania w każdym momencie wyrażonej zgody na przetwarzanie danych, bez wpływy na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przez wycofaniem zgody.
  2. Dane osobowe przekazane Organizatorowi w związku z udziałem w Kongresie będą przetwarzane przez czas niezbędny do jego organizacji jego oraz do czasu przedawniania ewentualnych roszczeń związanych z uczestnictwem w Kongresie. Dane mogą być też przetwarzane w ramach dokumentów księgowych przez okres wymagany przepisami prawa.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do udostępniania danych osobowych podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa w zakresie i celu wymaganym przez te podmioty i przepisy prawa, w tym: organom ścigania, służbom sanitarnym, czy organom administracji publicznej.

§9
Prawa własności intelektualnej

  1. Prawa do tytułu i agendy Kongresu, strony www, układu, logo, grafik, zdjęć, plików audio i video o wszelkich innych materiałów wykorzystywanych do promocji Kongresu przysługują Organizatorowi albo osobie trzeciej (jeśli zostało tak oznaczone) i są prawnie chronione.
  2. Powyższe oznaczenia i materiały nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Organizatora albo osoby trzeciej będącej właścicielem praw.
  3. Zakazane jest usuwanie lub modyfikowanie informacji o prawach autorskich lub innych oznaczeń dotyczących praw własności intelektualnej zawartych w jakichkolwiek materiałach dotyczących Kongresu.

§10
Postanowienia końcowe 

  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestników, które mogą zostać zagubione, zniszczone bądź skradzione podczas Kongresu.
  2. Za przedstawiciela Organizatora w trakcie Kongresu uważa się każdą osobę legitymującą się imiennym identyfikatorem Kongresu – z napisem ORGANIZATOR.
  3. Niniejsza wersja Regulaminu wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2023 r.
  4. Niniejszy Regulamin będzie udostępniony na Stronie internetowej Organizatora.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu, zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Uczestników za pośrednictwem poczty elektronicznej i na Stronie internetowej Organizatora.
  6. W przypadku gdyby okazało się, że którekolwiek z postanowień Regulaminu pozostaje sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa lub jest nieważne, pozostałe postanowienia Regulaminu pozostają w mocy. W miejsce postanowień Regulaminu, które pozostają sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa lub nieważne, stosuje się obowiązujące przepisy prawa.