Przejdź do treści

Regulamin Kongresu

§1
Postanowienia Ogólne. Definicje

  1. Niniejszy regulamin (Regulamin) określa warunki organizacji i uczestnictwa w kongresie pt. 3W – WODA,WODÓR, WĘGIEL (Kongres) w formie stacjonarnej oraz on-line.
  1. Organizatorem Kongresu jest Bank Gospodarstwa Krajowego, z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 7; 00-955, adres dla doręczeń VARSO 2, ul. Chmielna 73, 00-801 Warszawa (Organizator).
  2. Dane kontaktowe do Organizatora:
    1. Siedziba tymczasowa i adres: VARSO 2, ul. Chmielna 73, 00-801 Warszawa;
    2. adres e-mail:  kongres3w@bgk.pl.
  3. Kongres odbędzie się w dniu 7-8 grudnia 2022 r. w hotelu Crown Plaza – The HUB, Rondo Daszyńskiego 2, 02-843 w Warszawie.
  4. Użytym w niniejszym Regulaminie określeniom nadaje się następujące znaczenia:
    1. Formularz Zgłoszeniowy oznacza formularz, za pomocą którego następuje zgłoszenie Uczestnika w celu Rejestracji na Kongres;
    2. Podwykonawcą jest każdy podmiot, któremu Organizator zlecił prace związane
      z organizacją Kongresu;
    3. Rejestracjato proces zgłaszania Uczestnika do udziału w Kongresu;
    4. Stroną Internetową jest strona www.kongres3w.pl, na której znajdują się informacje o Kongresie,
    5. Obiekt to miejsce realizacji Kongresu, czyli Crown Plaza – the HUB przy rodzie Daszyńskiego 2 w Warszawie;
    6. Uczestnikiem Kongresu jest każda osoba (osoba fizyczna), która bierze udział w Kongresie, zapoznała się z Regulaminem i której dane zostały wprowadzone w celu Rejestracji w Formularzu Zgłoszeniowym lub która została wpuszczona na teren obiektu w celu uczestnictwa w Kongresu.

§ 2
Warunki uczestnictwa

  1. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest:
    1. założenie przez Uczestnika konta, poprzez podanie loginu i hasła na stronie internetowej kongres3W.pl służącej do Rejestracji na Konferencję;
    2. zgłoszenie Uczestnika poprzez Formularz Zgłoszeniowy lub w inny sposób określony przez Organizatora;
    3. akceptacja Regulaminu;
    4. złożenie przez Uczestnika obowiązkowego oświadczenia drogą online, zgodnie
      z którym Uczestnik oświadcza, że ze względu na obecną sytuację sanitarną związaną z wirusem SARS-CoV-2, jest świadomy możliwości wzięcia udziału
      w Konferencji w formule stacjonarnej wyłącznie w przypadku, gdy w dniu odbywania się Kongresu:

      • według jego najlepszej wiedzy nie będzie osobą zakażoną COVID-19;
      • nie będzie miał objawów COVID-19;
      • nie będzie przebywał na kwarantannie lub pod nadzorem epidemiologicznym;
      • upłynie co najmniej 14 dni od jego bezpośredniego kontaktu z osobą zakażoną COVID-19, osobą przebywającą na kwarantannie lub w izolacji
        z powodu podejrzenia zakażeniem jw. lub z osobą, która miała bezpośredni kontakt z osobą zakażoną COVID-19.
  2. Wejście Uczestnika na teren Obiektu jest równoznaczne z potwierdzeniem, że dane zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w §2 ust. 1 pkt 4 powyżej są aktualne w chwili wejścia do Obiektu. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność wobec Organizatora oraz osób trzecich przebywających na terenie Obiektu za złożenie fałszywego oświadczenia. W przypadku odmowy złożenia oświadczenia Organizator będzie uprawniony odmówić prawa wstępu do Obiektu, bez obowiązku zwrotu jakichkolwiek kosztów.
  3. Godziny, w których odbędzie się Konferencja zostaną wskazane w agendzie Konferencji. Przebywanie w Obiekcie poza przedziałem czasowym wynikającym z agendy jest dopuszczalne jedynie za uprzednią zgodą Organizatora. Agenda będzie udostępniona na stronie internetowej Konferencji.

§ 3
Rejestracja na Kongres

  1. Rejestracja w ramach Formularza Zgłoszeniowego wymaga dostępu do Internetu.
  2. W celu korzystania z Formularza Zgłoszeniowego niezbędne jest posiadanie urządzenia
    z dostępem do Internetu oraz aktualnej wersji przeglądarki internetowej (np. Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge, Opera, Safari itd.).
  3. Na adres e-mail Uczestnika będą przesyłane informacje i oświadczenia związane
    z uczestnictwem w Kongresie lub zamówieniem dodatkowych usług z nim związanych. Oświadczenie przesłane na taki adres uznaje się za doręczone Uczestnikowi, który został zarejestrowany z wykorzystaniem danego adresu. Zmiana adresu wymaga powiadomienia Organizatora.

§ 4
Reklamacje 

  1. Z zastrzeżeniem postanowień niniejszego Regulaminu oraz w granicach dopuszczalnych prawem, Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody, które poniósł Uczestnik w związku z uczestnictwem w Kongresie lub rezygnacją z udziału w nim. W szczególności Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości uczestniczenia przez Uczestnika w Kongresu wywołany siłą wyższą lub z przyczyn leżących po stronie Uczestnika.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołana, skrócenia, zmiany terminu lub agendy Kongresu w przypadku wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej organizację Kongresu, ryzyka wprowadzenia regulacji uniemożliwiających organizację Kongresu lub w przypadku wystąpienia zagrożenia dla życia lub zdrowia Uczestników.
    W powyższych przypadkach, w zakresie dopuszczalnym prawem i z zastrzeżeniem postanowień Regulaminu lub odrębnej umowy, Organizator nie odpowiada za szkody Uczestników wynikające z odwołania lub zmian terminów Kongresu, w tym za koszty związane z transportem lub rezerwacjami hotelowymi. Organizator nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu wniesionych już opłat/wynagrodzeń za rezerwacje pakietów, miejsc lub innych świadczeń, w tym w zakresie w jakim pokrywają poniesione już koszty Organizatora.
  3. Odwołanie lub zmiana terminu lub miejsca Kongresu z powodu ryzyka wprowadzenia regulacji uniemożliwiających organizację Kongresu, w tym związanych
    z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, wywołującego chorobę COVID-19, nie stanowi odwołania lub zmiany terminu organizacji Kongresu z przyczyn zależnych od Organizatora. W sytuacji, o której mowa w zdaniu poprzednim, uznaje się, że Kongres nie odbyła się z uwagi na zaistnienie skutków siły wyższej.
  4. W każdej sytuacji, w zakresie dopuszczalnym prawem, Organizator nie ma obowiązku zwrotu jakichkolwiek kosztów związanych z Kongresem poniesionych przez Uczestnika
    w inny sposób niż za pośrednictwem Organizatora.
  5. Wszelkie reklamacje związane z realizacją praw Uczestników dotyczących
    udziału w Kongresie  mogą być zgłaszane Organizatorowi najpóźniej w terminie 3 dni od zakończenia Kongresu, nie później jednak niż 3 dni od wystąpienia okoliczności będącej przyczyną reklamacji.
  6. Wszelkie skargi i reklamacje związane z organizacją i przebiegiem Kongresu powinny być kierowane do Organizatora:
    • na adres e-mail: kongres3W@bgk.pl;
    • na adres do korespondencji: VARSO 2, ul. Chmielna 73, 00-801 Warszawa.
  7. Organizator zobowiązuje się udzielić odpowiedzi na reklamację w terminie 30 dni od daty jej otrzymania. W wypadku braku udzielenia odpowiedzi w wyżej wymienionym terminie reklamacja zostanie uznana za zasadną.
  8. W wypadku uzasadnionej reklamacji Organizator zwróci na rzecz Uczestnika  poniesione przez niego koszty związane z osobistym uczestnictwem w Kongresie.
  9. Zwrot środków nastąpi na wskazany przez Uczestnika w korespondencji dotyczącej reklamacji rachunek bankowy.
  10. Uczestnik będący konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń. Szczegółowe informacje dotyczące możliwości skorzystania przez Uczestnika będącego konsumentem z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń oraz zasady dostępu do tych procedur dostępne są w siedzibach oraz na stronach internetowych powiatowych (miejskich) rzeczników konsumentów, organizacji społecznych, do których zadań statutowych należy ochrona konsumentów, Wojewódzkich Inspektoratów Inspekcji Handlowej oraz na stronie internetowej Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (www.uokik.gov.pl). Uczestnik będący konsumentem może skorzystać z platformy do internetowego rozstrzygania sporów (ODR) dostępnej pod adresem: http://ec.europa.eu/consumers/odr.

§ 5
Obowiązki związane z uczestnictwem w Konferencji

  1. Uczestnik Kongresu zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa BHP i przepisów przeciwpożarowych, jakie obowiązują na terenie Obiektu, jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawicieli Organizatora oraz służb porządkowych i sanitarnych.
  2. Uczestnik otrzymuje m.in. imienny identyfikator, który uprawnia do poruszania się na terenie Obiektu.
  3. Uczestnik zobowiązany jest do posiadania przekazanego mu identyfikatora przez cały czas pobytu na terenie Obiektu i każdorazowo zobowiązany jest do jego okazania na prośbę przedstawiciela Organizatora lub służb porządkowych i sanitarnych.
  4. Każdy Uczestnik Kongresu w formie stacjonarnej zobowiązuje się do ust i nosa na terenie Obiektu, dezynfekcji dłoni oraz do stosowania się do innych wymogów sanitarno-epidemiologicznych.
  5. Z uwagi na obostrzenia ogłoszone na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej związane z zarażeniami wirusem SARS-CoV-2, wywołującym chorobę COVID-19, Uczestnik jest zobowiązany do stosowania w trakcie Kongresu przepisów i wytycznych odpowiednich służb i organów odnoszących się do ww. wirusa.
  6. Uczestnik przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że udział w Kongresie oznacza potencjalne przebywanie Uczestnika wśród znacznej liczby osób, co wiąże się z ryzykiem rozprzestrzeniania się i narażenia Uczestnika na zarażenie, w szczególności wirusami, w tym wirusem SARS-CoV-2, wywołującym chorobę COVID-19. Uczestnik, biorąc udział w Konferencji, akceptuje powyższe ryzyko i zrzeka się względem Organizatora roszczeń z tego tytułu.
  7. Organizator zapewni Uczestnikom podczas ich udziału w Kongresie środki ochrony osobistej.
  8. Rejestrując się na Kongres w formie stacjonarnej, Uczestnik ma świadomość konieczności przekazania jego danych osobowych wskazanych w Formularzu Zgłoszeniowym odpowiednim służbom w szczególności służbom sanitarnym, w określonych przypadkach związanych z wykryciem zakażenia wirusem SARS-CoV-2 wśród uczestników Konferencji.
  9. Uczestnik jest zobowiązany do postępowania zgodnie ze wskazaną w ust. 11 i 12 poniżej procedurą.
  10. W przypadku wystąpienia u Uczestnika niepokojących objawów zdrowotnych przed wejściem na teren Obiektu, Uczestnik powinien nie wstępować na teren Obiektu i stosować się do zaleceń Głównego Inspektora Sanitarnego/Ministerstwa Zdrowia.
  11. W przypadku wystąpienia u Uczestnika niepokojących objawów zdrowotnych w trakcie trwania Kongresu, Uczestnik powinien niezwłocznie skierować się do punktu medycznego i postępować zgodnie z przekazanymi zaleceniami.
  12. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie swoje wypowiedzi i prezentacje przedstawiane podczas Kongresu.
  13. Każdy Uczestnik Kongresu zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu, dobrych obyczajów oraz zasad współżycia społecznego.
  14. Organizator zastrzega sobie możliwość wydalenia z Kongresu osoby przekazującej nieodpowiednie, wulgarne treści, treści niedozwolone przez prawo lub zasady współżycia społecznego, treści mogące nawiązujące swoją tematyką do płci, wieku, orientacji seksualnej, rasy lub innych tematów mogących m.in. powodować uczucie dyskryminacji u innych Uczestników.
  15. W Obiekcie zabronione jest prowadzenie marketingu usług własnych lub podmiotów trzecich, chyba że Organizator wyrazi na to uprzednią pisemną zgodę.
  16. Uczestnik zobowiązany jest przestrzegać obowiązku zachowania czystości i segregacji odpadów. W szczególności Uczestnik zobowiązany jest do wyrzucania odpadów do przeznaczonych na ten cel koszy lub kontenerów.
  17. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działania Uczestnika sprzeczne z prawem, niniejszym Regulaminem lub zasadami współżycia społecznego. W takiej sytuacji Uczestnik ponosi wyłączną odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez jego działania Organizatorowi, innym Uczestnikom lub podmiotom trzecim.

§ 6
Zakaz wstępu na teren Obiektu. Wydalenie z Obiektu

  1. Na teren Obiektu nie będą wpuszczane osoby agresywne, pod wpływem alkoholu lub substancji psychoaktywnych, a w przypadku wykrycia takich osób, mogą one zostać wydalone z Obiektu.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do niewpuszczenia na Obiekt lub wydalenia z Obiektu osób z gorączką lub innymi objawami mogącymi wskazywać na aktywne zakażenie wirusem SARS-CoV-2, wywołującym chorobę COVID-19.
  3. Organizator zastrzega sobie możliwość usunięcia z Obiektu osoby naruszającej Regulamin, bez prawa do powrotu na teren Obiektu lub żądania zwrotu jakichkolwiek kosztów lub nakładów poniesionych w związku z udziałem w Kongresie.

§ 7
Rejestracja przebiegu Kongresu

  1. Organizator może rejestrować i utrwalać przebieg Kongresu dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych Organizatora w przyszłych latach.
  2. Nagranie i inne materiały dokumentujące przebieg Kongresu mogą podlegać przez Organizatora lub podmioty działające na jego rzecz: elektronicznemu przetwarzaniu, kadrowaniu i kompozycji, a także być zestawiane z innymi nagraniami i materiałami, uzupełnione towarzyszącym komentarzem, cięte, montowane, modyfikowane, dodawane do innych materiałów powstających w celach dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych Organizatora. Uczestnictwo w Kongresie jest równoznaczne z udzieleniem zgody Organizatorowi na nieodpłatne, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych utrwalanie oraz rozpowszechnianie wizerunku dla potrzeb udokumentowania, sprawozdania, reklamy oraz promocji Kongresu i Organizatora w przyszłych latach, na wszelkich znanych polach eksploatacji, w tym polach eksploatacji wskazanych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

§ 8
Ochrona danych osobowych 

  1. Administratorem danych osobowych Uczestników Kongresu jest Organizator.
  2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym także realizacji praw podmiotów danych, poprzez adres e-mail: iod@bgk.pl
  3. Dane osobowe przetwarzane są w zakresie i celach niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia Kongresu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi w Rzeczypospolitej Polskiej.
  4. Dane osobowe Uczestników gromadzone są poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego. Administrator gromadzi następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, dane związane z zatrudnieniem, a także nr telefonu (o ile zostanie on przekazany Organizatorowi za pośrednictwem Oświadczenia) oraz dodatkowo adres zamieszkania i NIP (w przypadku konieczności wystawienia faktury dla Uczestnika). Uczestnik w czasie rejestracji podaje także KOD – zdefiniowany przez Uczestnika ciąg znaków, za pomocą którego będzie ewidencjonowany na potrzeby organizacyjne Konferencji.
  5. Podstawy przetwarzania danych osobowych:
  • 6 ust. 1 lit. b RODO – akceptacja regulaminu (umowy). Podanie danych jest niezbędne do zawarcia z Organizatorem umowy na wzięcie udziału w Kongresie;
  • 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków prawnych ciążących na BGK jako Organizatorze Konferencji;
  • 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, polegający na ustalaniu i dochodzeniu ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi.
  1. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do swoich danych, prawo do żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do złożenia sprzeciwu, zwłaszcza wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a także prawo do odwołania w każdym momencie wyrażonej zgody na przetwarzanie danych, bez wpływy na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przez wycofaniem zgody.
  2. Dane osobowe przekazane Organizatorowi w związku z udziałem w Kongresie będą przetwarzane przez Organizatora przez czas jej trwania oraz do czasu przedawniania ewentualnych roszczeń związanych z uczestnictwem w Konferencji. Dane mogą być też przetwarzane w ramach dokumentów księgowych przez okres wymagany przepisami prawa.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do udostępniania danych osobowych podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa w zakresie i celu wymaganym przez te podmioty i przepisy prawa, w tym: organom ścigania, służbom sanitarnym, czy organom administracji publicznej.
  4. Organizator ponadto powierza dane osobowe podmiotom, które współdziałają z nim w celu przygotowania i przeprowadzenia Kongresu, w tym w szczególności w zakresie: wykorzystywanych rozwiązań teleinformatycznych, wsparcia prawnego administratora, usług księgowych oraz marketingowych.

§ 9
Prawa własności intelektualnej

  1. Prawa do tytułu i agendy Kongresu, strony www, układu, logo, grafik, zdjęć, plików audio i video o wszelkich innych materiałów wykorzystywanych do promocji Kongresu przysługują Organizatorowi albo osobie trzeciej (jeśli zostało tak oznaczone) i są prawnie chronione.
  2. Powyższe oznaczenia i materiały nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Organizatora albo osoby trzeciej będącej właścicielem praw.
  3. Zakazane jest usuwanie lub modyfikowanie informacji o prawach autorskich lub innych oznaczeń dotyczących praw własności intelektualnej zawartych w jakichkolwiek materiałach dotyczących Kongresu.

§ 10
Postanowienia końcowe 

  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestników, które mogą zostać zagubione, zniszczone bądź skradzione podczas Kongresu.
  2. Za przedstawiciela Organizatora w trakcie Kongresu uważa się każdą osobę legitymującą się imiennym identyfikatorem Kongresu – z napisem ORGANIZATOR.
  3. Niniejsza wersja Regulaminu wchodzi w życie z dniem 15 listopada 2022 r.
  4. Niniejszy Regulamin będzie udostępniony na Stronie internetowej Organizatora oraz w siedzibie Organizatora.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu, zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Uczestników za pośrednictwem poczty elektronicznej i na Stronie internetowej Organizatora.
  6. W przypadku gdyby okazało się, że którekolwiek z postanowień Regulaminu pozostaje sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa lub jest nieważne, pozostałe postanowienia Regulaminu pozostają w mocy. W miejsce postanowień Regulaminu, które pozostają sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa lub nieważne, stosuje się obowiązujące przepisy prawa.